Pääkaupunkiseudun neuvottelukunnan yhteistyöasiakirja
Neuvottelukunnan toiminnan perusta
Pääkaupunkiseudun neuvottelukunta (ruotsiksi Delegationen för Huvudstadsregionen, lyhenne PKS-neuvottelukunta) on Helsingin, Espoon, Vantaan ja Kauniaisten kaupunkien vapaaehtoisuuteen perustuva kaupunkien ylimmän luottamushenkilöjohdon yhteistyöelin.
PKS-neuvottelukunta perustuu kaupunginvaltuustojen huhti - touko-kuussa 2004 tekemiin yhdenmukaisiin päätöksiin. Neuvottelukunnan toimintaan liittyvistä yhteisistä järjestelyistä ja menettelytavoista päätetään kunkin kaupungin kaupunginhallituksessa yhdenmukaisesti.
Neuvottelukunnan kokoonpano
Neuvottelukuntaan kuuluvat jäseninä Helsingin, Espoon ja Vantaan kaupunginvaltuustojen ja kaupunginhallitusten puheenjohtajat sekä ensimmäiset ja toiset varapuheenjohtajat sekä Kauniaisten kaupungin kaupunginvaltuuston ja – hallituksen puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat eli yhteensä 23 henkilöä.
Neuvottelukunnan puheenjohtajana toimii Helsingin kaupunginhallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtajana Espoon kaupunginhallituksen puheenjohtaja ja toisena varapuheenjohtajana Vantaan kaupunginhallituksen puheenjohtaja. Neuvottelukunta valitsee kahdeksi vuodeksi kerrallaan keskuudestaan kolmannen varapuheenjohtajan.
Neuvottelukunnan kokoonpanon täydentäminen
Neuvottelukunta voi lisäksi päättää, että neuvottelukuntaan valitaan kahdeksi vuodeksi kerrallaan lisäksi enintään kolme jäsentä sellaisista poliittisista ryhmistä, jotka eivät ole edustettuina neuvottelukunnassa ja joiden kannatus vähintään kahdessa kaupungissa on kolme prosenttia (3 %) tai sen yli. Em. jäsenet tulee valita kaupunkien kaupunginvaltuustojen tai – hallitusten jäsenistä.
Neuvottelukunnan kokoontuminen
Neuvottelukunta kokoontuu vuosittain tarpeen mukaan 4-6 kertaa. Kaksi kokouksista järjestetään laajennetussa kokoonpanossa pääkaupunkiseudun yhteistyökokouksina. Tällöin kokouksiin osallistuvat edellä mainittujen lisäksi kaikkien pääkaupunkiseudun kaupunkien valtuustoryhmien johtajat.
Neuvottelukunta kokoontuu vuorotteluperiaatteen mukaisesti eri kaupungeissa.
Kokouksessa ovat läsnä neuvottelukunnan jäsenten lisäksi kaupunginjohtajat, Uudenmaan liiton maakuntajohtaja ja YTV:n yhteistyöjohtaja, kaupunkien nimeämät PKS-valmistelusihteeristön edustajat, yksi kustakin kaupungista, sekä kokouksen sihteeri ja kokouskaupungin tiedotuspäällikkö tai vastaava. Lisäksi kokouksissa ovat läsnä kaupunkien apulaiskaupunginjohtajat tai toimialajohtajat heitä koskevien asioiden osalta kulloinkin koko kokouksen ajan. Kokouksessa voidaan kuulla myös muita asiantuntijoita kaupunginjohtajien kokouksen tai neuvottelukunnan päättämällä tavalla.
Neuvottelukunnan asioiden esittely
Kokouksessa asiat esittelee kaupunginjohtajien kokouksen puheenjohtaja tai se kaupungin kaupunginjohtaja, apulaiskaupunginjohtaja tai toimialajohtaja, joka kaupunginjohtajien kokouksessa on nimetty asian valmistelun koordinaattoriksi.
Kokouksessa sovituista asioista laaditaan muistio, jonka allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa kokouksen sihteeri.
Neuvottelukunnassa käsiteltävien asioiden valmistelun periaatteet
Neuvottelukunta hyväksyy kalenterivuosittain työsuunnitelman. Neuvottelukunnassa voidaan käsitellä myös kaupunginjohtajien kokouksen esittämiä asioita työsuunnitelman ulkopuolelta.
Asiat valmistellaan neuvottelukuntaan kaupunginjohtajien kokousten kautta. Kaupunginjohtajien kokouksessa sovitaan asioiden valmistelusta ja valmistelua koordinoivasta kaupungista. Valmistelun voidaan sopia tapahtuvan myös Uudenmaan liiton tai YTV:n koordinoimana.
Käytännön valmistelussa hyödynnetään olemassa olevia alakohtaisia seudullisia yhteistyöryhmiä valmistelun koordinoinnista vastaavan kaupungin kaupunginjohtajan, apulaiskaupunginjohtajan tai toimialajohtajan sopimalla tavalla.
PKS -valmistelusihteeristö
Asialistan koordinoinnista valmistelevaan kaupunginjohtajien kokoukseen vastaa PKS–valmistelusihteeristö. Sihteeristöön kuuluvat kaupunginjohtajien nimeämät 1-2 edustajaa kustakin kaupungista ja PKS:n kaupunginjohtajien kokoussihteeri sekä PKS-neuvottelukunnan sihteeri. Sihteeristön puheenjohtajana toimii Helsingin kaupungin nimeämä henkilö. Kaupunkien sisäisestä valmistelun koordinoinnista sovitaan kussakin kaupungissa erikseen.
Kokouksista tiedottaminen
Kokousten asialistat ovat julkisia ja ne jaetaan lehdistölle samanaikaisesti kokouskutsun kanssa. Kokouksen sihteeri yhteistyössä kokouspaikan tiedotuspäällikön kanssa laatii pikayhteenvedon lehdistölle kokouksen kulusta. Neuvottelukunnalle avataan tarvittaessa omat nettisivut.
Kustannusten jakaminen
Neuvottelukunnan kokouksista aiheutuvista kustannuksista vastaa kokouksen järjestävä kaupunki. Neuvottelukunnan jäsenille maksettavista kokouspalkkioista ja ansiomenestysten korvaamisesta päättää ja vastaa kukin kaupunki. Muiden mahdollisesti aiheutuvien kustannusten jakamisesta päättää kaupunginjohtajien kokous.
Neuvottelukunnan yhteistyöalaan liittyvät selvitys – ym. vastaavat hankkeet voidaan toteuttaa olemassa olevien yhteistyöelinten kautta, ja yhteistyössä valtionhallinnon kanssa tehtävät vastaavat hankkeet pääkaupunkiseudun kaupunkiohjelman puitteissa.
